W związku z wieloma uwagami na temat pomysłu komunikowania się z mieszkańcami za pomocą zbierania informacji do tzw. „skrzynek” postanowiłem przekazać wszystkim czytelnikom, a w szczególności mieszkańcom gminy Szaflary szczegółowe wyjaśnienia z tym związane.
Na spotkaniu pracowników Urzędu Gminy, powstał pomysł na „skrzynki”, dzięki którym będzie można w prosty sposób komunikować się z mieszkańcami. Analizowałem wszystkie informacje, które udało mi się zebrać, a które dotyczyły podobnych rozwiązań, np. skrzynek pomysłów, książek skarg i zażaleń itp. Zasady opisane w regulaminach niektórych jednostek samorządu terytorialnego czy innych instytucji przerażały skomplikowaną formą. Wiedziałem, że jeżeli ma sie udać, zasady muszą być proste, a komunikat krótki i czytelny. Nie chciałem tworzyć regulaminów, które formalizują, odstraszają, zobowiązują, a może jeszcze określają coś drobnym druczkiem. W tytule „SKRZYNKA SKARG, POCHWAŁ I POMYSŁÓW” chciałem wskazać, że wszystko co chcą przekazać mieszkańcy może znaleźć się w skrzynce. Ustaliłem zasady w 3 punktach:
1) Informacje ze skrzynek będą odbierane dwa razy w miesiącu, 1-go i 15-go dnia każdego miesiąca przez wyznaczone osoby,
2) „Skargi”, „pochwały” czy też „pomysły” będą przyjmowane anonimowo,
3) Zebrane informacje będą selekcjonowane. Wybrane będą te najistotniejsze, które pomogą ulepszyć pracę szkół, przedszkola oraz Urzędu.
Specjalnie wskazałem, że informacje będą przyjmowane anonimowo. Skrzynka nie może być przedłużeniem dziennika podawczego urzędu, a ktoś mógłby żądać odpowiedzi na złożone zapytanie w trybie administracyjnym. Ponadto byłaby konieczność sprawdzania własnoręczności podpisów, a to nie byłoby możliwe i byłoby bezsensowne. Niezależnie, gdzie skrzynki są zamontowane, mają służyć wszystkim mieszkańcom na zasadzie „komu, gdzie bliżej” i otwierane są tym samym kluczem. Ostatecznie opis na skrzynce brzmi „Skrzynka pomysłów i uwag”.
Anonimowy sposób zbierania informacji wprowadzono w XVIII wieku. Do tego czasu tylko przełożony mógł mieć pomysły. Nikt inny nie mógł publicznie nic powiedzieć, szczególnie jeżeli to czym się zajmował nie miało związku ze sprawą. Obecnie na całym świecie robi się wszystko, by skutecznie wykorzystywać wiedzę i pomysły pracowników bądź osób korzystających z usług czy produktów. Wprowadzane skrzynki mają być nowoczesnym sposobem zarządzania pomysłami i mogą mieć rzeczywisty wpływ na innowacyjność służby na rzecz mieszkańców, doskonalenie procesów i podnoszenie jakości pracy. Dziwi fakt, że w dobie Internetu, komputerów, smartfonów itp. negowany jest tak prosty i relatywnie tani sposób komunikowania się z osobami, które choć może zajmują się w życiu zupełnie czymś innym mogą mieć dobre pomysły. Zarządzanie pomysłami wydaje się być doskonałym narzędziem do szybkiego tworzenia i wdrażania realnych rozwiązań, które zwiększają wydajność, przynoszą nowe rozwiązania. Nie wiemy, czy uda się zaangażować ludzi i zmotywować do dzielenia się z nami pomysłami. Wiemy, że są trudności z selekcją wiadomości, ale zrobimy wszystko, żeby nie zmarnować żadnego pomysłu. Określiliśmy jasno cel i wskazaliśmy, że priorytetem dla nas jest podniesienie jakości pracy urzędu i naszych jednostek gminnych. Skrzynka pomysłów to skrzynka dialogu, narzędzie zgłaszania uwag, opinii i pomysłów. Przykład: „Dziwi Cię dlaczego w jednej miejscowości w Twojej okolicy chodniki są odśnieżane, a w innych nie. Nie wiesz, kto za to odpowiada. Masz pomysł jak to usprawnić. Piszesz do nas, list wrzucasz do skrzynki. My znajdziemy dla Ciebie odpowiedź oraz przekażemy Twoje sugestie odpowiednim służbom”. Jesteście mieszkańcami gminy i w ten sposób macie możliwości uczestniczenia w doskonaleniu zarządzania gminą. Jeśli poszukujemy niestandardowych rozwiązań, warto otworzyć się na pomysły od wszystkich zainteresowanych. W ten sposób można odkryć wiele ukrytych talentów, a na pewno łatwiej też o nowe, nieszablonowe rozwiązania. Nie chcemy myśleć, że dobre pomysły pochodzą tylko od ekspertów. Zacznijmy od skrzynek żeby w sposób ewolucyjny przejść do wspólnego tworzenia i wdrażania różnych rozwiązań dotyczących naszej gminy. Ostateczne rozwiązanie wymaga zaangażowania i wiedzy wielu osób. Umożliwimy Państwu komentowanie lub głosowanie pomysłów, żeby przy podejmowaniu decyzji uwzględnić różne punkty widzenia. Warunkiem utrzymania zaangażowania jest przejrzysta komunikacja i informacja zwrotna o dalszych losach zgłoszonych pomysłów. Zarządzanie pomysłami pozwala stawić czoła wielu bieżącym wyzwaniom. Pomaga znaleźć oszczędności w działaniu, wspiera doskonalenie procesów, pozwala poszukiwać nowych rozwiązań. Oczywiście nie uda nam się tego zrobić jeżeli nie będzie zgody wśród mieszkańców i osób na naszym terenie pracujących. Wówczas zamiast zrobić coś dobrego zafałszujemy rzeczywisty obraz. Wiedząc o potrzebach będziemy zadawali konkretne pytania i będziemy oczekiwali konkretnych odpowiedzi, które znajdziemy w skrzynkach. Będziemy pokazywali dobre praktyki i pytali, czy jesteście zainteresowani podobnymi rozwiązaniami. Zarządzanie pomysłami nie jest czymś nowym, a przynosi wiele dobrego.

Zbigniew Strama